数字化档案管理论文

刘晓彤和乔明哲

关键词:大数据时代；文件管理；信息化建设

在档案管理的传统管理模式和方法下，管理效率和查找利用档案的速度较慢，难以满足实际工作要求。基于大数据时代带来的深刻变革，各种信息、数据、资料发挥着越来越重要的作用，引导着其信息化建设的发展路径。在档案管理的发展过程中，存在着管理的安全性、管理体制和制度的不完善、管理人员的能力与实际工作要求不匹配等诸多问题。为了有效处理相关问题，最大限度地减少或消除这些问题带来的不利影响，巧妙利用大数据是可行的策略之一。跟上现代社会发展的步伐，推动档案管理走向信息化建设的发展道路。

一是完善档案管理信息化建设的各项机制和制度。档案管理本身具有专业性、保密性和系统性，因此这项工作中的档案管理机制必须是完整的、系统的。档案管理内部制度的完整性包括档案管理的责任机制、档案管理人员的激励机制和绩效考核机制、档案管理信息化建设的监督机制等内容。从完善档案管理责任机制的角度看，档案管理需要责任机制作为保障。档案工作人员的责任、义务和相应的权利应明确划分和落实，以保证档案管理部门相关领导和基层工作人员的责任意识得以提高。这样，档案管理部门和相关工作人员可以在明确权责的基础上，各司其职，全面增强档案管理相关工作人员的责任感和使命感；从完善档案管理人员激励和绩效考核机制的角度来看，要保证档案管理人员的积极性，档案管理机制有必要发挥作用。对档案管理相关人员进行绩效考核，将档案管理质量纳入绩效考核指标体系。综合考虑档案管理人员的指标状况和绩效状况，将二者结合起来对档案管理人员进行总体评价。在档案管理绩效评价指标体系中，有关部门应当对完成相关指标和要求的工作人员给予奖励。对于考核结果低于考核标准和要求的员工，给予一定的薪酬处罚。在这两种机制的共同作用下，可以保证信息化建设的有效性；监督机制的作用主要取决于有效的监督方法和手段。实施分级监督的方法和分级管理的手段，积极引导和鼓励档案管理相关人员相互监督，有助于预防和组织档案管理人员的不良工作行为，保证档案管理部门的发展。

二是更加重视档案管理的信息化建设。随着对档案信息化建设重视程度的提高，要求档案管理相关人员树立科学的档案管理信息化理念。档案管理部门领导在认识到档案管理信息化建设带来的有益效果时，应掌握大数据技术档案管理的内涵，最大限度地提高自身及相关工作人员在档案管理中的信息技术应用能力。确保有一个良好的档案管理环境，为档案管理部门装配专业完善的信息处理设备，为档案管理信息化建设的发展奠定基础。当档案管理信息化建设受到重视时，就会投入相应的建设资金，从而建立档案管理信息化的服务平台和数据库。信息平台可以帮助工作人员更快捷地整理、汇总和保存档案，有助于档案管理工作的更好发展。数据库的建立有助于提高档案资源的利用率，保证档案资源发挥最大价值。

三、制定科学完善的档案管理安全保护制度。档案管理信息化建设中的安全问题已经严重威胁到档案管理的生存和发展，必须采取相应的措施加以解决。建立科学完善的档案管理安全防护体系，将系统安全融入到具体的信息化建设中，不失为一个好的解决方案。不断完善和优化档案管理安全保护体系，明确相应的技术、资金和具体管理。档案管理信息化建设涉及大量涉密档案和信息。要加强档案管理安全风险管控，增强档案管理的保密性，最大限度地减少或消除安全隐患的影响。档案管理工作人员在进行与档案相关的业务操作时，应尽可能使用局域网，以最大限度地保证档案信息的安全。适当的监督也是相当必要的，应明确规定档案管理的具体责任人。同时，在大数据背景下，随着档案管理信息系统的不断发展和完善，信息系统的使用可以在很大程度上解决网络安全问题。及时对档案进行备份和加密，建立防火墙，都是应对黑客恶意攻击，提高档案管理安全性的有效保护措施。建立档案管理信息数据库也是保证档案管理安全的有效途径之一，可以使档案管理更加科学和规范。

综上所述，在大数据时代背景下，档案管理必须向信息化建设方向发展，完善档案管理信息化建设的各项机制和制度，加大档案管理信息化建设的重要性和力度，制定科学完善的档案管理安全保障体系，加强档案管理人才队伍建设，充分发挥档案管理的内在价值，促进可持续发展。

参考资料:

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[3]田凌燕。论大数据时代背景下加强档案管理信息化建设的策略[J].兰台内外，2020 (02): 83-84。

(作者单位:山东省淄博市淄川区公共就业和人才服务中心)