做出行业不可替代的“壁垒”

杨吉森

导读:9月5日，由世界旅游城市联合会主办的世界旅游合作与发展大会在北京国家会议中心成功召开。作为将于2020年在中国国际服务贸易交易会举办的四大高峰论坛之一，本次会议是唯一一次由国际组织主办的会议。大会吸引了国际组织负责人、知名旅游企业、投资机构等50余位重量级人物，约700位嘉宾全天参会。众信博瑞提供了组织筹备、规划设计、生产施工、现场管理、嘉宾接待、技术支持等全案服务。出色地完成了任务，赢得了各级领导和与会嘉宾的一致好评。

据众信旅游(北京)国际商务会议展览有限公司副总裁宁介绍，本次世界旅游合作发展大会(以下简称“大会”)是中国有效控制疫情以来举办的重大国际展会之一，也是规模最大的线上线下综合性会议。中央和地方都非常重视这次会议，也对公司团队的服务提出了更高的要求。

宁国新告诉记者，为大会服务的过程并不是一帆风顺，总结此次大会的整个过程主要有以下四个难点：一是时间紧任务重。服贸会于9月4日正式召开，但众信博睿在7月中旬才在招投标程序中完成中标，这意味着留给团队的准备时间只有40多天。要想在规定时间内完成所有的会议规划、设计、执行、人员调配、邀请、媒体报道等多项工作，难度可想而知。二是疫情防控要求。此次大会的举办正处于国内疫情刚得到有效控制，但境外疫情还在不断爆发的大环境下，所以对于会议整个环节中的疫情防控方案要求非常严格。从会场可容纳人数到台型摆放方案；从交通的选择方式到与会人员的签到、用餐；还有最重要的入场检查、测温等环节都有严密的要求和备选方案。这都是以前活动中不曾涉及过的新形式。三是线上、线下结合的方式。由于一些特殊原因，此次大会原计划邀请的境外嘉宾不能如期到场，还有一些参展商由于现场数量限制等原因不能参加。基于此情况，众信博睿采用了线上的形式邀请不能来现场的嘉宾一同参加会议和展览。同时，为扩大会议影响力，团队还启用了直播形式，让更多的人可以关注到此次活动。这意味着此次会议在筹备和执行过程中是线下和线上两套计划同时进行，开创了会展行业国际性活动的先河。四是人员调配。由于全球疫情还处在爆发阶段，国内会议、会展行业还没有完全复苏，因此包括众信博睿在内的许多企业尚未完全复工。面对时间紧任务重的实际情况，公司需要从大会初期开始挑选大批设计、销售、文案、宣传等工作人员进驻会务组。此外，考虑到会议的规模和级别，以及防疫、安全等各方面原因，在执行期间还需要更多的工作人员进行点对点的服务。“在还未完全复工的前提下，此次大会显然对公司提出了严格的要求，同样也检验着众信博睿及众信旅游的调配能力，但最终众信博睿出色地完成了该项目。”宁国新说。宁告诉记者，为大会服务的过程并非一帆风顺。总结大会全过程主要有以下四个难点:一是时间紧，任务重。交易会于9月4日正式举行，但众信博瑞7月中旬才在招标过程中中标，这意味着团队的准备时间只有40多天。会议策划、设计、执行、人员调配、邀请、媒体报道等等难度可想而知。二、疫情防控要求。大会召开之际，国内疫情刚刚得到有效控制，但境外疫情仍在爆发，因此大会全程疫情防控方案要求非常严格。从场馆可容纳人数到站台布置方案；从交通工具的选择到参与者的签到、用餐；对于入口检查、温度测量等最重要的环节也有严格的要求和替代方案。这些都是以前的活动从来没有涉及过的新形式。是线上和线下的结合。由于一些特殊原因，本次大会原计划邀请的海外嘉宾无法按时到场，部分参展商因现场人数有限无法出席。基于这种情况，众信博瑞在线邀请了不能来现场的嘉宾参加会议和展览。同时，为了扩大发布会的影响力，团队还推出了直播的形式，让更多人关注到活动。这意味着在筹备和实施过程中，同时进行了线下和线上两套方案，开创了会展行业国际化活动的先河。第四，人员调配。由于全球疫情仍处于爆发阶段，国内会展业尚未完全恢复，包括众信博瑞在内的多家企业尚未全面复工。面对时间紧、任务重的现实，公司需要从大会前期就选派大量的设计、销售、文案、宣传等工作人员进驻会务组。此外，考虑到会议规模和级别、防疫、安全等原因，实施期间需要更多工作人员提供点对点服务。“在没有全面复工的前提下，这次发布会显然对公司提出了严格的要求，也考验了众信博瑞和众信旅游的部署能力，但最终众信博瑞还是出色地完成了项目。”宁国鑫说道。

在谈到本次大会在技术领域的突破时，宁坦言，首先，会展业真正采用线下实体展和线上融合的模式，本次服务贸易交易会是真正意义上的第一次。所以在实际操作过程中需要考虑几个因素和群体:一是不能来现场的重要嘉宾，如演讲、发言、出席论坛环节的嘉宾等。；二是不能去现场的普通嘉宾；第三，不能去现场的普通展商；第四是去不了现场的观众。为了满足这部分人群的参与需求，公司采用了线上实时互动会议系统、线上同步直播系统、线上展厅(云展)系统；对于全球范围的群体，应考虑语言需求。

据宁介绍，本届服务贸易交易会的重头戏——世界旅游合作与发展峰会将向全球75个国家的120多个城市进行直播，因此直播平台还开设了中文、英文、俄文、法文、西班牙文同传室。在大会发言、演讲、论坛等环节，也采用实时互动直播、录播。交易会展区还采用线上展位展示的方式，为有意愿参展的参展商提供免费云展服务。技术支持需要结合活动的具体流程和不同群体的需求，所以未来的技术发展需要不断完善和适应，让线上展览更实用。

宁国新认为，当前疫情防控已经成为常态化，在保证参会参展人员体验的同时一定要加强防控管理。首先，防范意识要加强，不能松懈。其次，活动的每个环节都要加入防控措施。如前期的人员邀请、会议规模的把控、会议策划方案等，在执行过程中既要做到监察，也要在执行过程中结合每个环节的特点，让参会者在正常流程中“不知不觉”地完成防疫要求。第三，多宣传阐明防疫的重要性，让更多的人习惯并熟知。宁认为，当前疫情防控已成常态，在保证参与者体验的同时，必须加强防控管理。首先，防范意识要加强，不能懈怠。其次，预防和控制措施应添加到活动的每个环节。比如前期的人员邀请，会议规模的控制，会议策划方案等。，不仅要在实施过程中进行监控，还要结合实施过程中各个环节的特点，让参与者在正常流程中“不知不觉”完成防疫要求。第三，宣传和明确防疫的重要性，让更多的人习惯和熟悉。

宁告诉记者，疫情的爆发无疑改变了客户的需求，从原来的单线模式变成了双线模式；大会规模变小后，宣传的方式和方法也不一样了。小巧智能的形态更受欢迎；同样，对防疫措施和设备物资的需求也和以前有了很大的不同，会更加关注健康和安全问题。众信博瑞将发挥资源整合优势，坚持“连接、跨界、赋能”的指导思想，将自身打造成为一个跨越产业、连接融合的创意平台，努力尝试“MICE+”发展模式。

宁表示，依靠科技的不断进步，越来越多的智能化模式逐渐应用于会展行业，未来将朝着双线融合的趋势发展。由于疫情事件的发酵，近两年行业、企业的大型活动会减少，客户会更加注重活动的影响力和传播力。同时，政府主导的主导活动需要特别关注。

“行业发展越来越快。为了跟上时代的步伐，我们需要不断转型升级，让会展行业也能产品化、主题化。最简单的话，我做的事情有壁垒，不容易被替代。在向客户营销的同时学会营销自己，加强我们自己的沟通。”宁国鑫最后说道。