档案利用工作中存在的问题及对策(企业档案工作中存在的问题及对策)

杨·

摘要:本文从人事档案管理的基本内容出发，深入分析了人事档案管理中的一些重要影响因素，并给出了具体的对策和建议，具有很强的针对性和实效性，可供相关人员学习、借鉴和参考。

关键词:人事档案；管理；问题；反措施

随着经济社会的发展，人们的生活和工作条件发生了很大的变化，工作也越来越多变。同时，工作内容和条件的考核也越来越多，导致人事档案的使用和重要性更加突出。基于此，无论是从当事人的角度，还是从企业的角度，加强人事档案管理都成为一种必然的需要和要求。就目前的人事档案管理而言，有很多问题需要解决。这些问题制约和阻碍了人事档案管理向更高层次的提升，也对企业的人力资源管理等工作产生了一些不利影响。针对人事档案管理中的一些错误认识，有必要对这些问题进行研究和阐述。

对于各企事业单位的人才交流中心和人事管理部门来说，人事档案的管理是日常生活中需要完成的一项基础工作。这项工作的完成直接关系到当事人的职业发展，是保证人才流动畅通、促进人才管理健康发展的重要工作内容。事实表明，人事档案是储存目标人才资源的重要途径，涵盖了人才的全部信息，在人才流动时对介绍人才的身份和工作情况起着非常显著的作用。因此，做好人事档案管理的各个环节，有效服务于所有人才和相关人才资源的交流与开发，是当前管理人事档案、促进人才有效交流的重要途径。研究工作中的问题、方法和具体细节，提出相应的对策，也是从事人事档案管理工作人员的职责。

一、人事档案管理概述

一般来说，人事档案主要用于记录当事人的个人经历、重大活动等一些基本数据和信息，在客观意义上具有明显的真实性和参考性，是最重要的个人历史参考资料。其主要内容基本涵盖当事人的思想政治、基本素质、业务能力和成长过程中的主要经验等。这些内容和信息可以突出对当事人完整客观的描述。基于这些描述，人事档案一方面显示了当事人的生活、学习、工作情况，以及相关的学历和相应的专业技术职务等。，是对自然情况的具体描述。另一方面具体记录当事人的家庭、社会关系，以及获得的奖惩等基本信息。利用人事档案中的这些记录信息，可以连续记录和保存。通过适当的管理，可以为当事人在求职过程中，向相应的岗位和实际用人单位提供更加动态、真实、可靠的详细信息和数据内容，这也是人事档案管理的主要目标。

因此，我们必须正视人事档案的管理，在工作中表现出足够的敬业精神和负责任的态度，做好档案管理的基础工作，包括整理和档案保管。本着对当事人、企事业单位负责的精神，处理好工作范围内的每一个细节，以实际行动支持人才队伍建设的合理配置和人力资源卓有成效的管理。

二、人事档案管理因素及对策分析

1.当前人事档案管理的关键影响因素

在当今的信息时代，提到人事档案的管理，人们感觉就像一个旧仓库和成堆的纸质档案袋，有一种强烈的怀旧情绪。但是实际的档案管理和想象中差得很远，这个工作有它自己的规律和乐趣。特别是随着新的档案管理技术的采用，人事档案管理已经与最新的现代先进技术挂钩，要做好这项工作绝非想象中那么简单。根据实际工作中的实践经验，当前人事档案管理存在一些非常重要的影响因素。现将这些因素和原因分析如下:

(1)重视对人事档案的管理非常重要。只有把人事档案管理作为一项重要工作来对待，才会促进这项工作的顺利开展。如果整个单位对人事档案的管理都采取一种接受和认可的态度，特别是从事人事档案管理工作的人员，应该是高度重视的，结果不言而喻。真正的重视体现在各个方面，比如对档案管理的监督检查，对档案管理制度的严格监督，对工作成果的检查验收等等。增加关注度和重视度，会促进很多相关问题的彻底解决。

第一，人事档案的管理制度要严格。如果制度清晰规范，就会避免随意性。制度不完善，具体执行起来就会很差。在一些单位，领导对人事档案的管理非常了解和理解，档案管理的全过程都会很有效，执行中的具体规定也会很到位，经得起推敲，经得起考研。那些已经建立的人事档案管理系统可以帮助、规范和指导实际的工作流程。只有制度健全了，才能做到人人有责，事事有理。而这最终体现在具体业务管理的实施上，实施效果非常好。大家都会把人事档案的管理当成一件重要的事情，会认真对待涉及到自己的内容。

第二，单位领导的业务能力也很重要。在人事档案的管理中，领导者应充分了解人事档案管理的基本原则和规则，以避免想当然。单位领导要善于从具体工作中学习。他们不能把人事档案的管理想当然。当他们看到不懂的东西时，应该多问为什么。在他们不明真相、不懂规矩的时候，要坚决下命令。他们必须给出态度的内容，进行广泛的考虑和充分的调查，并准备好调整的余地。不能坚决造成制度执行一天一天的变化，这样下面的人只会不知所措，有时候难免采取拖延的态度。这样的情况在工作中一定要避免，任何情况下都不允许发生。

第三，提高人事档案管理的时效性和可信度。在人事档案管理中，要注意档案对当事人的重要影响，规范及时填写内容，不得擅自涂改，提高及时填写档案的准确性和可信度。动态及时填写人事档案，是对当事人负责的态度，也是对企事业单位负责的态度。

分析这些影响因素，根本的地方是整个单位要更加重视这项工作。有了关注，就会有更多的精力和资源投入到必要的地方，一切工作都要以认真负责的态度去做。既然国家有这方面的明确要求，那么该保障的都要保障，其他的要逐步到位。这样一来，就会促使规范的行为完全经得起实际工作的检验，这是对当事人负责的态度。对人事档案管理日常工作的持续投入不仅表现在经费方面，尤其是人员配备方面，还表现在根据人员素质和单位需要指定人员，因为如果管理人员变动频繁，工作的连续性就会受到影响。

(2)基础设施建设应满足使用要求。人员管理需要具备一些基本的硬件条件，比如有一个环境适宜的办公场所，有一个足够宽敞，并且经过防潮、防火、防盗等相关处理的档案保管室。在企事业单位，这些基础设施是需要保障的。具体来说，有以下几个方面需要注意。

一是基础设施过于陈旧，难以发挥其功能，在一定程度上严重影响人事档案管理的正常开展。客观来说，一个单位的人事档案应该设置在一个干净、设备齐全、环境优雅的办公场所，实际情况基本可以达到这个标准。工作环境差不多可以克服，但一定不能影响正常工作。特别是一些重要的地方和部位，一定不能含糊，包括专门存放人事档案的固定场所。即使是因为特殊情况临时存放的地方，也要对其环境进行相当的保障，使档案中的一些重要材料不会发霉变质。

二是技术条件过于陈旧，会制约现阶段人事档案管理的发展要求。目前，我们已经步入信息时代，计算机和网络技术使人事档案管理有了更强大的功能平台。通过技术升级，不仅可以提高管理效率，还可以进一步降低管理成本，是一个非常合适的选择。企事业单位应对此进行充分研究，选择合适的方式推进人事档案管理的数字化转型进程。提高阅读、编辑、审核、整理这些档案的效率，降低劳动强度。

2.人事档案管理对策分析

归根结底，这些因素能否导致新问题的出现，是管理不当的原因。从根本上说，没有意识到档案工作的具体操作应该经过什么样的程序，就很自然地按照自己的思路安排了基础建设的内容，忽视了工作对于实际业务发展的真实需求。这就需要负责这项工作的人把这些事情及时反馈给相关领导，力争通过这些努力引起相关领导的重视，从根本上解决基础设施建设中存在的问题。在回应问题时，不能仅仅站在人事档案管理的角度，在更高的层面解释这些弊端对人力资源管理和企事业单位正常发展的负面影响，可能会有一定的效果。

(1)加强基础设施建设。人事档案管理的基础工作是对这些档案进行登录、收集、整理和存储，做好这些工作是业务人员的责任。随着我国人事制度的进一步改革，实际的人事档案管理增加了许多新的项目和变化。要结合自己单位的工作实际，加强业务学习，提高业务能力，最终把这些工作都做好。从企事业单位来看，基础设施建设包括基础硬件建设和软件建设。硬件是指物质基础，包括办公室、仓库等的建设。，而软件是对技术的投资。引进先进的管理系统，提高人事档案的管理水平是十分必要的。

出于企业信息化发展的需要，一些单位会推出相应的电子文件管理系统。系统进入后，人员和技术也要同时跟进，保证设备发挥应有的作用，系统充分发挥效能。同时要保证人员的基本稳定，不能出现刚用就换人的问题。此外，包括工作场所的安排，仓库设施的准备，以及一些电子存储设备的维护等。，都需要给予相应的管理和关注。

(2)落实责任和制度。对于人事档案的管理，国家出台了非常详细的制度要求，各企事业单位要根据自身的客观情况，严格执行具体要求。对于岗位人员的管理和考核，需要与重要人员的岗位相对应，根据具体岗位对岗位负责人员的工作情况进行考核。严格责任，奖罚分明，通过事先明确规定，对负责人进行考核和监督，根据具体完成的工作来确定其业绩，并与收入直接挂钩。人事档案的管理制度必须严格清晰，做什么、怎么做都有详细的要求。特别是对涉及保密等内容的人事档案要加强管理制度，非必要人员不得接触人事档案。

如果继续探究，会发现这和单位领导的管理思想有直接关系。他们在关注能直接产生效益的工作，或能对效益产生直接影响的工作的同时，也要关注对企业发展有间接影响的工作内容。连举手之劳的工作都不当作小事，对其他工作有很大的推动作用。由于各单位都需要通过人事档案来认定当事人的工作情况，因此势必成为员工关注的内容。在人力资源管理中，充分掌握和利用人事档案管理将是一个非常有用的工具。做好人事档案管理工作，不仅有利于对当事人的考察和评价，而且对促进企事业单位的正常运转也有非常重要的作用。

(3)加强团队建设。相对而言，人事档案的管理是一项专业性很强的工作。好像很多人都能做到，但是做好它从来都不容易。所以一定要重视团队建设，保证人才队伍的稳定，同时形成建设梯度。有经验的刚入职的年轻人，通过这种手把手的教学，可以提高实际管理水平。同时，一些新技术的出现，需要一个相对稳定的技术支持团队，培养一个能力全面的业务团队是最安全、最高效的方式，可以做各种工作。

人事档案管理的效果最终要靠业务人员来实现。如果工作人员的专业素质低，最直接的表现就是缺乏纪律性和线索性，缺乏工作思路和技能。缺乏纪律性主要是指工作中缺乏必要的组织，具体程序不是很清楚。没有头绪是指对具体的工作如何开展没有头绪，遇到困难的工作就会不知所措，失去工作的重点和节奏。没有工作思路，就是把工作上升到理论层面。这方面的能力欠缺，只能就事论事，工作缺乏举一反三的创造力。缺乏工作技能就意味着缺乏工作经验，导致工作标准低、质量差，一些环节出现漏洞。解决这些隐患的办法是加强业务学习，提高能力和素质。

业务能力来源于专业训练。如果业务人员没有经过任何专业培训就上岗，没有人指导和帮助，水平就低，而管理制度是人事档案管理正规化的基础。加强岗前岗后的专业培训，严格执行制度，会有根本性的改善。

三。结束语

综上所述，人事档案管理是一项非常细致具体的工作，影响很大，需要相关人员高度关注。从个人角度来说，这是证明一个人身份和能力的关键文件和资料。对于现在工作变动频繁的社会，人事档案真实客观的反映一个人的具体情况是很有必要的。从企事业单位的角度来说，加强人事档案的管理，可以为人力资源管理打下一定的基础，是可以把握的重要工具。对于管理过程中存在和发现的问题，我们必须采取务实的态度，努力从各方面寻找解决办法，从而有效地推动整个管理。

参考资料:

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