高校电子档案管理模式研究

石珍珍

摘要:随着时代的发展和技术的进步，高校档案的保存和管理模式也发生了很大的变化，从原来的纸质档案管理模式向电子档案管理模式转变。通过分析传统档案管理模式和高校电子档案管理现状，提出高校电子档案管理模式的优化策略，以促进高校电子档案管理的发展。

[关键词]高校；电子档案；管理模式

高校档案是高校发展历史的见证和证明，高校档案管理是高校工作的重要组成部分。随着现代社会的发展，高校档案的存储形式逐渐从纸质形式向电子形式转变。但是，由于电子档案的发展还处于起步阶段，在具体的管理和运作中会出现很多问题，因此研究高校电子档案的管理模式势在必行。

一，传统的高校档案管理模式

档案管理作为高校人才培养的重要阵地，也是其综合实力的体现。高校档案管理的内容涉及到高校的方方面面以及相关人员的信息和资料。做好档案管理工作将为高校创造巨大的信息财富。高校传统的档案管理模式主要有以下几种。

(1)统一管理模式

高校档案统一管理是指高校有专门的档案室、专门的工作人员和专门的工作制度，统一管理和服务各类档案。档案统一管理的优势在于有效利用资源，节约成本，实现档案的专业化管理和保存。但统一管理也存在一些问题:一方面，统一管理对工作人员的专业素质和相关工作制度要求较高，相关行政部门应制定合理的工作制度，对工作人员进行专业培训和培训，促进档案集中统一管理的专业化发展；另一方面，统一管理对档案的安全性要求更高。档案一旦遗漏或丢失，将造成巨大的损失和严重的后果。

(二)分业管理模式

高校档案分业管理模式是指各学院、各职能部门将档案存放在本学院或本部门进行管理。在档案分开管理的模式下，每个学院、每个系都有自己的档案管理制度和档案保管场所，并配备专门的工作人员管理和保管档案。分馆管理模式的优势在于其相对独立性，极大地方便了各院系档案的查询和保管，节省了许多不必要的程序，提高了工作效率；缺点是还需要专业的工作人员和标准化的系统。很多分支机构和职能部门缺乏相关专业人员，容易造成档案管理的混乱。

(三)联合管理模式

联合管理模式是统一管理和单独管理的结合。联合管理是高校最常用的档案管理模式。统一管理和分业管理都有各自的局限性和弊端，所以两者结合可以做到扬长避短。在这种管理模式下，档案管理人员将对重要的机密档案进行统一管理，以加强档案的安全性；各部门、各学院经常查阅、评估的档案，分发到各部门进行管理和保管，以便各分院、各部门充分利用。在高校档案的管理和保管中，同时运用两种方式管理档案，既可以降低档案管理的风险，又可以提高档案的利用效率，从而满足高校工作的要求。

二、高校电子档案管理的现状

随着科学技术和经济的发展，传统的纸质档案管理模式已经不适应现代社会的发展。高校电子档案的管理模式已逐步发展起来，但由于这种管理模式还处于发展的初级阶段，还存在很多问题，具体表现为。

(一)高校电子档案安全性不高

在数字档案资源的开发利用过程中，不可避免地会涉及档案信息泄露、篡改等诸多安全问题，而在大数据时代，这一问题将进一步扩大。所以相对于纸质档案，电子档案的安全性和保密性并没有那么高。一方面，随着电子信息技术的发展，窃取计算机信息的黑客等职业群体很多，给高校电子档案的保存带来了一定的挑战。保存电子档案的信息系统和计算机一旦遭到破坏和攻击，档案信息就会被泄露和窃取，从而给用户造成损失。另一方面，许多高校的数字化技术落后，对相关病毒和信息保存没有有效的防御体系，对电子档案也没有严格的保护措施，对高校电子档案的安全保密构成威胁。

(二)高校电子档案利用率不高。

纸质档案信息化的目的是促进档案管理的规范化，提高档案的利用率。因此，电子档案的利用率应该是高校关注的焦点。目前，虽然许多高校都建立了电子档案系统，但电子档案的利用率很低。主要原因是很多高校的档案信息系统不完善。为提高电子档案的利用率，高校应尽快建立网上电子档案信息系统，以保证高校电子档案的管理，提高其利用率。

(三)高校电子档案管理模式有待升级。

目前，就国内高校电子档案管理模式而言，大多侧重于档案的收集和存储。虽然目前已经实行了电子档案的形式，但部分工作人员还是延续了纸质档案的工作程序，没有摆脱纸质档案管理的传统思维模式。档案管理的主要精力集中在收集和保管档案上，未能更多地关注档案利用的效率。同时，高校电子档案管理的标准化体系尚未形成。在电子档案管理过程中，普遍存在工作方法落后、管理规范混乱等问题，严重影响了档案管理的有效性和可持续发展。

(四)高校电子档案建设投入不足

目前，高校电子档案管理建设存在投入不足的问题。最明显的是信息技术及其操作系统的不足。首先，电子档案不同于纸质档案，对数字信息技术的要求很高。然而，目前很多高校的档案管理还停留在纸质档案管理阶段，相关的信息技术很少引入。其次，相关设备投入不足。电子档案管理不仅需要现代技术的支持，还需要一定的办公环境和硬件设施。目前，许多高校的电子档案管理设施不能满足档案保管的基本要求，严重影响了档案管理的效率。最后，专业人员的投入不足。一方面，很多高校档案管理人员是二级学院的兼职人员，会导致岗位职责不明确。兼职者很难集中精力做一份工作，容易懈怠。另一方面，一些专职人员也存在专业化水平低的问题。一些工作人员虽然专职从事档案工作，但业务素质不能满足工作需要，从而影响了电子档案工作的管理。

三、高校电子档案管理模式的优化策略

通过对高校电子档案管理现状的分析，可以看出当前高校电子档案管理模式还存在诸多问题。对此，提出以下三点建议，以促进高校电子档案管理的发展和完善。

(一)加强高校电子档案的数字化建设

纸质档案的数字化是电子档案建设的关键基础和条件。许多高校档案数据以纸质文件的形式提交，严重阻碍了档案信息化的深入发展。因此，必须做好档案的数字化工作。首先要做好教学档案的直接数字化工作，即指导教师按照数字化的要求提供电子档案。其次，要做好档案的二次数字化，即通过数字化转换设备将现有的纸质档案转化为数字档案，或者建立数字化索引目录。最后，对档案进行数字化分类整理，即将同类型的档案放在一起保管，促进档案的专业化管理。

(二)加强高校信息化建设，扩大电子档案管理人才规模。

首先，高校要扩大相关设备的投入。高配置的电脑和先进的操作软件必不可少。因此，高校应加大资金投入，制定适当的资金比例，购置足够的计算机和软件，为档案管理提供良好的工作条件。其次，社会上档案管理专业人才数量不足，高校可以自己培养。档案管理知识和技术必须经过培训，大数据时代对档案工作者提出了更高的要求:除了能够存放和转移档案资源外，还应具备数据收集、数据整理、数据分析的能力，以及设计、规划和维护的综合能力。

(三)加强高校电子档案的安全保密。

电子档案的安全保密建设是高校电子档案管理的重要组成部分，因此有必要加强高校电子档案的安全保密建设。首先，要加强电子档案信息采集过程的安全性。在收集信息的过程中，相关工作人员和部门应确保用户信息不被泄露，并加强对用户信息的保护和保密。其次，要建立有效的安全防护体系，确保电子文件系统的安全。比如可以安装防火墙、杀毒软件等系统，保证电子文件的安全。最后，要加强整个电子档案管理队伍的安全意识，尤其是网络安全意识，通过技术手段营造安全的网络环境，提高高校电子档案的安全性。

四。结论。

综上所述，高校档案管理模式是随着时代的发展而发展的。特别是在信息社会发展的过程中，要求高校档案管理模式在档案管理的方式、方法和技术上做出及时的变革，以适应现代社会发展的需要。同时，高校也要重视电子档案管理的安全，通过提高档案人员的信息技术水平和培训专业人员来促进电子档案管理的顺利进行。

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【本文是2020省社科联“中原学建设背景下的汉语国际推广研究”(SKL—2020—841)的研究课题，2020南阳师范学院校级思政项目“地方特色汉语国际推广基地建设研究”(2020SZ007)的研究课题，2020南阳师范学院校级决策“汉语国际推广发展机制改革”(2007)的研究课题