学校办公室主任在工作中面临的问题与对策分析

许

[摘要]在学校运行过程中，办公室是整个学校的中心组织，对学校的发展起着重要的作用。它紧密地联系着各个部门以及学校和教师之间，是整个学校的纽带。要看一个学校的工作效率如何，首先要看学校的办公室工作进行的怎么样，办公室工作是否在向好的方向发展，办公室主任的作用很重要。办公室主任做好日常工作，充分带动教职工的积极性，学校才能向更好的方向发展。

[关键词]办公室主任；角色；问题；反措施

一、学校办公室主任在工作中面临的问题

专业人士卡恩在分析办公室主任在工作中遇到的问题时，提出了角色的冲突模式。所以可以把办公室主任的角色代入这个冲突模式图，然后分析办公室主任在工作中遇到的问题(如图)。

图中反映的办公室主任在日常工作中面临的问题是多方面的。影响办公室主任工作的外部因素包括人际因素、组织因素等。，而内部因素则是办公室主任的个人因素。只有不断地研究这些问题和影响因素，找到解决这些问题的办法，办公室工作才能运行好。

外部因素

1.机构设置不合理。第一，我国各个学校的行政机构组成总体上是相似的，由校长办公室、党政办公室、教务处、人事处、总务处等组成。但由于不同地区、不同学校的情况不同，并不是所有学校都有校长办公室和教育办公室。第二，有些学校对办公室的设置没有明确的标准，以教育教学为主。他们认为办公室组织不是起教育教学作用的主要组织，只是起辅助作用，不重视办公室工作，导致办公室设置存在不明确、不合理的问题。办公室成了各种杂事集中的地方，也给办公室主任的工作造成困扰。

2.干部选拔机制不健全。近年来，虽然我国的干部队伍建设逐步走向科学化、规范化和系统化，但我国对教育领域的干部队伍建设并不重视，也没有制定相对完善的选拔机制，导致干部选拔机制不完善。即使很多办公室主任能力强、素质高，也很难成为干部选拔的对象，尤其是二级单位的办公室主任，在一个岗位上工作到退休，从而打消了很多有上进心的优秀年轻办公室主任的激情。

3.缺乏科学的考核机制。目前，我国对各类学校的管理在不断加强，管理体制也在不断深化。大部分公立学校已经形成了比较完整健全的管理制度，这种管理方式的效果越来越明显。但在学校中层干部考核过程中，管理机制明显缺失。日常工作中，办公室琐事多，很难有亮点或突出的成绩。办公室虽然是学校事务正常运转的保障，但这个部门在干部考核中往往被忽视。仅以数量形式评估办公室是不公平的。只有不断完善办公室的考核体系，按照一定比例提拔办公室主任，才能减轻办公室主任的压力。

内部因素

在办公室主任的工作过程中，学校的外部因素会给办公室主任的工作带来一些问题，办公室主任的个人因素也会给其工作带来一些影响。

1.自身角色定位不明确。在工作中，办公室主任只有明确个人定位，办公室工作才能制度化；只有办公室主任具备一定的思想认识和道德水准，才能对整个办公室的工作产生一定的影响。

2.缺乏相关知识储备。办公室工作是一项复杂的工作，不仅要求办公室主任有很强的工作能力，还要有很强的协调能力，才能做好工作。因此，办公室主任要全面提高自己的综合素质，不仅要有较强的心理素质和工作协调能力，还要有全面的知识素养和完善的知识结构。

3.缺乏自我调节能力。想要演好办公室主任这个角色，就要有很强的自控能力。当面对工作中的压力和问题时，要及时调整自己的情绪，保证工作中不产生负面情绪。只有这样，你才能很好地解决工作中的问题。办公室主任如果没有很强的自控能力，面对突发情况只会紧张，找不到解决问题的办法。不仅如此，办公室主任的个人情绪还会不断扩散，影响整个办公室的氛围和工作环境。

二，解决学校办公室主任面临问题的对策

现在很多学校都处于改革发展的关键时期，所以办公室主任的工作量也越来越大，工作问题也越来越多。我们应该及时总结这些问题，以便找出解决问题的对策。

(1)优化组织结构。

学校的组织结构是根据学校的发展目标划分的，通过学校发展所需的岗位和人员的有机组合，形成一个相对完整的组织结构类型。学校的组织结构是学校管理的载体，办公室主任在整个组织中起着重要的作用。因此，为了规范办公室主任的日常工作，减少办公室主任在工作中遇到的问题，必须不断优化学校的管理制度。对学校的组织架构进行更合理的划分，不断将各项工作专业化、细分化，分岗管理，遇到综合性问题由办公室统筹管理。这样既能减少工作中的失误，又能提高学校的组织凝聚力。

(2)加强制度建设。

要加强学校的制度建设，确保各项制度的执行具有很强的针对性和可操作性，起到很好的规范和约束作用。同时，要完善各项规章制度执行过程中的奖惩制度和各种激励措施，提高办公室主任的工作积极性和主动性。

(三)增强自我调节能力。

办公室主任要有意识地提高自己的知识水平和沟通能力。只有不断提高自己的综合能力，才能在日常工作中充分发挥自己的才能，有效解决工作中遇到的一些问题。办公室主任要加强自我意识，知道自己的优缺点。在工作中，要保持身心健康，不断调整自己的心态，学会克制自己的不良情绪，不要高估自己的能力，对自己的不足要有正确的认识，并及时调整，这样才能充分发挥自己的潜力。因此，在日常工作中，办公室主任要全方位、多渠道地认识自己，形成健全的自我认知。办公室主任要努力做好平凡繁琐的工作，在平凡中凸显自己的不平凡，坚持把简单的事情做好，把平凡的事情做好。

三。结论。

在学校组织中，通常有明确的等级结构。在这个组织中，不仅有明确的分工，还有健全的制度和完善的规章制度。办公室工作是学校的核心工作。办公室工作越做越好，学校管理工作才能更有力。因此，办公室主任的任务非常艰巨。办公室主任在工作时，只有不断避免周围不良环境的影响，做好情绪的调控，才能提高办公室工作效率。他只有不断提升自己，学会缓解工作中的压力，才能正确及时地解决办公室工作中的各种问题，使办公室工作更加全面。

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(作者单位:南京工业大学艺术设计学院)